Tugas 1 Mata Kuliah Sistem dan Manajemen Teknologi Informasi (SMTI)

  • Permasalahan pada Lembaga Administrasi Negara yang solusinya menggunakan Teknologi Informasi

Lembaga Administrasi Negara (LAN) merupakan instansi pembina untuk jabatan fungsional Widyaiswara (WI). LAN melakukan inovasi dengan membuat sebuah sistem informasi yang memuat berbagai informasi mengenai widyaiswara dan pelayanan kewidyaiswaraan lainnya yang berbasis pada Teknologi Informasi. Sistem tersebut bernama SIWI (Sistem Informasi Widyaiswara), di dalam SIWI terdapat menu antara lain DUPAK online yang digunakan dalam proses penilaian kinerja bagi Widyaiswara.

Mekanisme dalam proses evaluasi kinerja Widyaiswara dilakukan dengan pengajuan DUPAK (Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit). Setiap Widyaiswara wajib mencatat dan menginventarisasi seluruh kegiatan yang dilakukan dan mengusulkannya dalam bentuk DUPAK paling sedikit 1 (satu) kali setiap tahun untuk dilakukan penilaian. Pengajuan DUPAK Widyaiswara yang diajukan kepada TPP (Tim Penilai Pusat) adalah untuk penilaian DUPAK Widyaiswara Ahli Madya pangkat Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c dan Widyaiswara Ahli Utama golongan ruang IV/d dan IV/e sejak memperoleh PAK pada pangkat tersebut. Sedangkan bagi Widyaiswara Ahli Pertama pangkat Penata Muda Tingkat I golongan ruang III/b sampai dengan Widyaiswara Ahli Madya pangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b penilaian DUPAK dilakukan oleh TPI (Tim Penilai Instansi). Pengajuan DUPAK ke TPP dilakukan dalam 4 (empat) kali periode penilaian DUPAK yaitu periode penilaian bulan Januari, April, Juli, dan Oktober. Dalam satu kali periode penilaian terdapat rata-rata sejumlah 300 (tiga ratus) DUPAK. Sehingga dalam satu tahun akan terdapat sejumlah 1.200 (seribu dua ratus) DUPAK.

Selama ini mekanisme pengajuan DUPAK dilakukan dengan mengirimkan berkas DUPAK dalam bentuk hardfile. Hasil identifikasi permasalahan terhadap mekanisme pengajuan DUPAK dalam bentuk hardfile ini antara lain:

  1. Biaya Tinggi (High Cost): biaya tersebut antara lain untuk Widyaiswara yang jauh dari TPP perlu biaya ongkos kirim DUPAK, perlu pembelian kertas, tinta untuk mencetak (print out), penyiapan odner.
  2. Tidak ramah lingkungan: pemborosan kertas, lingkungan kerja menjadi berdebu, kebersihan kurang terjaga, dapat menimbulkan dampak terganggunya kesehatan kepada Tim Penilai seperti flu dan batuk, gangguan saluran pernafasan.
  3. Perlu tenaga pengangkut DUPAK.
  4. Perlu tenaga arsiparis untuk mendokumentasikan arsip DUPAK dan melakukan arsip non aktif.
  5. Perlu ruangan yang besar untuk penyimpanan arsip DUPAK.
  6. Kesulitan menemukan kembali arsip DUPAK jika terjadi klarifikasi atau peninjauan ulang atas hasil penilaian angka kredit sehingga proses evaluasi kinerja Widyaiswara menjadi tidak optimal.

Gambar 1. Arsip DUPAK hardfile

Dengan adanya DUPAK online pada SIWI ini diharapkan mampu mengurangi penggunaan kertas pengajuan DUPAK, pengarsipan DUPAK menjadi lebih sederhana dan memudahkan Widyaiswara dalam mengajukan DUPAK, memudahkan tim penilai dalam melakukan evaluasi kinerja Widyaiswara.

 

  • Pengukuran kinerja solusi tersebut diukur (waktu, biaya, dll)

Inovasi DUPAK online pada SIWI telah memberikan hasil penilaian kinerja Widyaiswara (WI) yang lebih efisien dan efektif serta memberi manfaat bagi WI dan LAN (TPP). Adapun sisi pengukuran kinerja solusi dan manfaat dari penerapan Teknologi Informasi tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Manfaat bagi Widyaiswara. Pengajuan DUPAK menjadi mudah, cepat, hemat biaya, dan ramah lingkungan (paperless) karena tidak perlu menggandakan, mencetak atau menjilid dokumen, mengirimkan berkas dalam jumlah banyak dalam map, ordner dan kardus, serta kekhawatiran dokumen yang dikirim  hilang  pada saat proses pengiriman. Dengan DUPAK online para WI lebih terdorong untuk mengajukan DUPAK secara rutin dan kontinyu.
  2. Manfaat bagi Instansi (Tim Penilai). Proses penilaian lebih cepat, mudah, efisien dan transparan, memudahkan dalam pengelolaan file, penemuan berkas menjadi lebih cepat dan mudah, tidak banyak membutuhkan SDM untuk mengelola, hemat tempat, dan ramah lingkungan. Penilaian DUPAK dilakukan dengan hanya melihat system/soft copy  tanpa harus melihat sejumlah berkas/dokumen yang perlu diangkat dan  dibuka satu per satu.   Sehingga meningkatkan kualitas pelayanan penilaian DUPAK.
  3. Inovasi ini sudah mendapat tanggapan yang positif dari berbagai Lembaga Diklat baik instansi pusat maupun daerah.

 

  • Permasalahan di Lembaga Administrasi Negara yang belum tersolusikan dan dapat dilakukan dengan Teknologi Informasi

Lembaga Administrasi Negara menyadari bahwa pemanfaatan teknologi informasi menjadi satu keharusan. Pemanfaatan teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah bagi Lembaga Administrasi negara dalam mendukung penyelenggaraan tata pemerintahan yang tertib, transparan, efektif dan efisien (good governance) sehingga mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan lebih baik dan cepat.

Namun demikian belum semua hal penerapan Teknologi Informasi di LAN bisa berjalan dengan optimal. Salah satu permasalahan yang dihadapi adalah sistem yang dibangun dan dikembangkan belum terintegrasi sehingga muncul permasalahan ketika pimpinan memerlukan data dari berbagai sistem harus diambil dan diolah secara manual, ini menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data menjadi lama. Pengambilan keputusan yang bersifat strategis menjadi tidak mudah dan memakan waktu lama. Dalam hal ini LAN belum memiliki tool (system) yang dapat membantu pengambilan keputusan (Decision Support System/DSS).

Permasalahan berikutnya adalah sistem yang dibangun dan dikembangkan belum menggunakan teknologi SSO (Single Sign On) hal ini merepotkan bagi user terutama pimpinan, dikarenakan banyaknya sistem/aplikasi yang berbeda-beda sehingga harus login berulang-ulang. Permasalahan ini sebetulnya bermuara karena tidak terintegrasinya sistem yang dibangun dan dikembangkan.

 

  • Analisis solusi Teknologi Informasi seperti apa yang harus dirancang dan diimplementasikan

Analisis solusi untuk permasalahan di atas, LAN perlu membangun aplikasi Decision Support System (DSS). DSS ini akan terdiri dari Data Warehouse dan OLAP (Online Analytical Processing). Aplikasi Data Warehouse digunakan karena memungkinkan integrasi berbagai macam jenis data dari berbagai macam aplikasi atau sistem. Data Warehouse didefinisikan sebagai sekumpulan subyek data yang terintegrasi. Gabungan dari beberapa sistem yang terintegrasi dan didesain untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Data Warehouse juga dapat didefinisikan dengan dua asumsi, yaitu :
1. Sebuah database yang mendukung sistem pendukung keputusan dan di maintain secara terpisah dari database operasional perusahaan
2. Sebuah database yang mendukung pemrosesan informasi dengan menyediakan platform yang terintegrasi dan data historis untuk melakukan analisis.

Sumber data pada Data Warehouse yang bisa diterapkan di LAN adalah aplikasi Support, Aplikasi Operasional, Aplikasi Core Business, Dokumen Manajemen, Audit, Aplikasi Asset Manajemen, Aplikasi SDM, beserta Aplikasi Sistem Monitoring dan Office Otomation. Sumber Data ini akan mengalami proses ETL yaitu Extract, Transform dan Load sehingga data yang dihasilkan dapat digunakan untuk membuat Reporting dan Dashboard.

Adapun untuk OLAP (Online Analytical Processing) adalah teknologi yang memproses data di dalam database dalam struktur multidimensi, menyediakan jawaban yang cepat untuk query dan analisis yang kompleks. Data yang disajikan biasanya merupakan suatu fungsi agregasi seperti summary, max, min, average dan lain-lain. Adapun karakteristik dari OLAP, yaitu : User melihat data dari sudut pandang logical dan multidimensional pada data warehouse, memfasilitasi query yang kompleks dan analisa bagi user, user melakukan Drill down untuk menampilkan data pada level yang lebih detil atau roll up untuk agregasi dari satu dimensi atau beberapa dimensi, dapat menyediakan proses kalkukasi dan perbandingan data, dapat menampilkan hasil dalam bentuk tabel dan grafik.

Kedua teknologi ini yaitu Data Warehouse dan OLAP (Online Analytical Processing) bisa dirancang untuk mengimplementasikan system/aplikasi Decision Support System (DSS) di Lembaga Administrasi Negara.

Berikutnya terkait akses untuk setiap aplikasi/system, LAN harus mengimplementasikan teknologi login terpusat, dimana sistem-sistem yang berbeda dapat terintegrasi dengan satu user account yang valid, teknologi ini dikenal dengan nama SSO (Single Sign On). Teknologi ini memudahkan user untuk bisa mengakses berbagai sistem/aplikasi dengan satu user saja.

Posted in SMTI, Uncategorized | Leave a comment