PENGGUNAAN DAN RENCANA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PADA DIREKTORAT KEPEGAWAIAN ITB

Human Resource adalah suatu bidang yang menangani berbagai masalah pada ruang lingkup pegawai. Secara garis besar tugas dan peran Human Resource pada sebuah instansi antara lain :

  1. Penguatan hubungan pegawai (Employee Relation)
  2. Melakukan penerimaan dan seleksi pegawai (Preparation, Recruitment and Selection)
  3. Mengembangkan/Melakukan evaluasi terhadap pegawai (Development and Evaluation)
  4. Pemberian Kompensasi dan Proteksi terhadap pegawai
    Keempat aktivitas utama tersebut dapat dilakukan dengan optimal jika didukung oleh ketersediaan data yang lengkap, akurat dan relevan. HRSID (Human Resource System Information and Data) Institut Teknologi Bandung merupakan suatu sistem informasi dibangun untuk memenuhi kebutuhan akan data kepegawaian, HRSID dapat melakukan proses CRUD (Create, Read, Update, Delete), mengolah serta menampilkan Report data pegawai.
      Pada sistem informasi HRSID, data setiap pegawai dibuat, dimutakhirkan dan disimpan untuk dapat digunakan sebagai suatu laporan, sesuai dengan kebutuhan, sehingga dapat dijadikan salah satu dasar pengambilan keputusan yang berkaitan dengan tugas dan peran Human Resource.
Mengukur Kinerja HRSID
          1. Kualitas Sistem : HRSID memiliki berbagai jenis data yang tersimpan dalam sebuah database dan menjadi sumber data untuk beberapa sistem lain, seperti Data Center ITB, Sistem Absensi Pegawai dan Sistem Informasi Sasaran Kinerja Pegawai. HRSID juga dapat menyimpan seluruh dokumen pendukung administrasi kepegawaian dalam bentuk *.pdf atau *.jpg.
          2. Kualitas Informasi : HRSID dapat menampilkan berbagai jenis data riwayat pegawai seperti; Riwayat Pendidikan, Riwayat Penghargaan, Riwayat Pangkat/Golongan, Riwayat Jabatan Struktural, Riwayat Kerja dan lain sebagainya. Terdapat modul Reminder, yang dapat memberi informasi pegawai yang akan memenuhi kriteria untuk kenaikan pangkat pada periode tertentu, pegawai yang sudah memenuhi persyaratan untuk mendapat penghargaan juga pegawai yang sudah mendekati batas usia pensiun. Dalam modul Quick Report, ditampilkan laporan sebaran pegawai berdasarkan beberapa kriteria seperti; Jumlah pegawai berdasarkan kategori penugasan, rentang usia, jabatan fungsional, pangkat/golongan juga tingkat pendidikan. Modul Advance Report digunakan untuk mengeluarkan data pegawai berdasarkan kriteria yang dipilih oleh pengguna.
          3. Kualitas Layanan : Secara garis besar HRSID membantu Direktorat Kepegawaian untuk meningkatkan layanan penyediaan data pegawai dengan tolak ukur keakuratan data, kelengkapan jenis data serta waktu penyajian yang cepat dan efisien.

 Sistem Informasi yang Belum Ada

Jabatan fungsional dosen yang selanjutnya disebut dengan Jabatan akademik dosen adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang dosen dalam suatu satuan pendidikan tinggi yang pada pelaksanaannya didasarkan pada keahlian tertentu serta bersifat mandiri. Jabatan akademik dosen juga merupakan suatu syarat yang harus dimiliki seorang dosen agar dapat mengikuti sertifikasi dosen. Sertifikasi dosen menjadi penting karena semakin banyak dosen yang tersertikasi, idealnya rasio dosen terhadap mahasiswa dan meningkatnya kualifikasi pendidikan dosen akan memberikan dampak terhadap nilai akreditasi dan kualitas proses belajar mengajar pada sebuah perguruan tinggi.

Usul jabatan akademik dosen di Institut Teknologi Bandung saat ini masih dilakukan secara manual, hal tersebut membuat langkah proses usul jabatan akademik dosen menjadi lebih panjang dan menyita waktu. Proses usul yang masih manual juga membuat dosen tidak dapat melakukan pengecekan secara mandiri. Kekurangan berkas, kelengkapan serta dokumen tidak dapat terinformasikan dengan baik karena belum adanya Sistem Informasi Monitoring Karir Dosen.

Analisis Kebutuhan Sistem Informasi

Kebutuhan sitem informasi dapat diartikan sebagai kemampuan, syarat atau kriteria yang harus ada/dipenuhi dalam sistem informasi, sehingga apa yang diinginkan oleh pemakai dari sistem informasi dapat diwujudkan. Analisis kebutuhan merupakan langkah awal dari pengembangan perangkat lunak yang dapat menghasilkan spesifikasi, kebutuhan, kondisi yang akan dimiliki oleh sebuah sistem informasi. Analisis kebutuhan fungsional SIM-KaDo secara garis besar adalah sebagai berikut :

      1. Sistem dapat melakukan proses (Create, Read, Update, Delete) usul jabatan akademik yang dapat dilakukan secara mandiri oleh dosen.
      2. Sistem dapat menampilkan informasi status usul jabatan akademik yang dapat diakses secara mandiri oleh seluruh dosen.
      3. Sistem dapat memberi informasi persyaratan/kekurangan berkas dalam usul jabatan akademik sehingga dosen dapat segera melengkapi tanpa harus melakukan tatap muka dengan admin pemroses usul jabatan akademik.
      4. Sistem dapat menyimpan dan mengolah hasil penilaian Tim Penilaian Angka Kredit (TPAK) pada usul jabatan akademik.
      5. Sistem dapat menyediakan template Surat Keputusan dan Lembar Penetapan Angka Kredit yang sudah disetujui oleh TPAK dan akan ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi.

Rancang bangun Sistem Informasi Monitoring Karir Dosen (SIM-KaDo) ini diperlukan dan dapat dijadikan sebagai solusi untuk mendukung pelaksanaan penilaian angka kredit dosen yang adil, obyektif, akuntabel, transparan dan bersifat mendidik serta otonom dan terjamin mutunya. Monitoring yang dilakukan secara online (daring) juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi layanan, mendukung prinsip-prinsip penilaian serta bertujuan untuk mempermudah pengadministrasian dan pencatatan perkembangan karir dosen dan evaluasi perlaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.