Penerapan Sistem dan Manajemen Teknologi Informasi di BPS Kabupaten Luwu Utara

Reformasi Birokrasi yang belakangan ini sedang digaungkan oleh pemerintah menuntut setiap instansi untuk dapat meningkatkan performanya, tidak terkecuali Badan Pusat Statistik Kabupaten Luwu Utara. Walaupun demikian, masing-masing instansi akan dihadapkan pada permasalahan yang mungkin berbeda-beda. Beberapa permasalahan yang dihadapi di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Luwu Utara antara lain:

  1. Pekerjaan-pekerjaan kecil tetapi berulang. Pekerjaan-pekerjaan kecil mungkin hanya mengambil sedikit waktu dan sumber daya untuk menyelesaikannya, tetapi jika dilakukan secara berulang-ulang akan memakan waktu dan sumber daya yang cukup banyak. Salah satu contoh misalnya, pencetakan peta wilayah kerja yang dilakukan untuk setiap blok sensus wilayah kerja pada hampir setiap kegiatan sensus/survei.
  2. Dokumentasi foto kegiatan yang hanya tersimpan di masing-masing pegawai dan belum terorganisir dan terarsipkan dengan baik. Seringkali ketika berkas dokumentasi tersebut diperlukan, sulit untuk mendapatkannya. Padahal selain berupa laporan kegiatan, dokumentasi berupa foto kegiatan lapangan dan perkantoran merupakan salah satu bukti otentik bahwa kegiatan tersebut benar-benar telah dilakukan, hal yang sama juga terjadi pada berkas-berkas elektronik perkantoran yang sebagian masih tersimpan di masing-masing pegawai, jika terjadi mutasi, berkas elektronik tersebut kadangkala lupa untuk diarsipkan di kantor dan terbawa oleh pegawai tersebut.
  3. Berkas-berkas elektronik yang sifatnya umum dan boleh diakses oleh setiap pegawai BPS Kabupaten Luwu Utara masih tersimpan di Komputer tertentu, pegawai yang membutuhkan berkas-berkas elektronik tersebut harus menunggu pegawai yang memegang untuk dapat mengaksesnya.
  4. Peralatan-peralatan elektronik yang sifatnya “shareable” dan sering digunakan semisal printer belum terhubung ke jaringan. Seandainya pun terhubung ke Jaringan, printer tersebut melekat pada komputer tertentu yang dipegang pegawai tertentu sehingga jika komputer atau laptop tersebut tidak ada, printer hanya dapat diakses langsung melalui kabel.
  5. Berbagi berkas elektronik sering dilakukan dan masih menggunakan media thumb drive, belum mengoptimalkan fungsi jaringan yang tersedia.

Untuk mengoptimalkan permasalahan di atas, BPS Kabupaten Luwu Utara membangun sebuah sistem berbasis Server Samba dan aplikasi yang menunjang hal tersebut. Untuk saat ini, printer dan media penyimpanan terhubung langsung ke router dan beberapa fungsi untuk mengerjakan permasalahan di atas dikelola oleh aplikasi yang dibangun.

Pengukuran Kinerja dari Solusi yang Diterapkan

  1. Waktu : Pemanfaatan waktu menjadi lebih efisien karena akses ke file dapat dilakukan langsung ke media penyimpanan yang telah di-share melalui jaringan dan dapat diakses melalui aplikasi. Berbagi file dapat dilakukan langsung melalui jaringan melalui perantara aplikasi yang dibangun, pegawai tidak perlu membawa lagi thumb drive hanya untuk menyalin berkas elektronik ke pegawai lain dalam area kantor.
  2. Biaya : Pembangunan sistem hanya memanfaatkan router yang telah diatur, media penyimpanan berupa Harddisk dan peralatan jaringan yang  telah tersedia di kantor, software dikembangkan inhouse oleh pegawai BPS Kabupaten Luwu Utara, sehingga dapat dikatakan bahwa pembangunan sistem ini hampir tidak memakan biaya.
  3. Ketersediaan: Sistem melekat pada jaringan kantor dan dapat digunakan kapanpun juga. Untuk dapat menggunakan fasilitas tersebut, pegawai hanya perlu tersambung ke Jaringan dengan aplikasi pendukung yang telah terpasang di Komputer pegawai.

Permasalahan yang masih memerlukan perhatian Teknologi Informasi

Prioritas saat ini hanya terbatas pada bagaimana menyelesaikan seluruh pekerjaan dengan kualitas baik dalam waktu yang disediakan. Pemetaan kemampuan personal pegawai belum dilakukan dengan optimal dan  pemetaan beban kerja pun masih bersifat manual dan lebih didasarkan pada perasaan saja. Beberapa pegawai seringkali memperoleh beban kerja yang jauh lebih besar dibandingkan pegawai lainnya karena dianggap memiliki kemampuan lebih atau karena faktor lainnya. Ini tidak hanya berakibat adanya kesan tidak adil bagi pegawai, tetapi juga menimbulkan ketergantungan pada pegawai-pegawai tertentu dan akan berakibat fatal jika terjadi mutasi pada pegawai tersebut atau tidak dapat melakukan pekerjaan karena hal tertentu.

Solusi yang disarankan

Perlu untuk dibangun sebuah sistem teknologi informasi yang dapat menyimpan data beban kerja keseluruhan termasuk bagaimana pendistribusian beban kerja tersebut kepada pegawai. Selain itu, sistem juga dapat menyimpan data kemampuan personal pegawai, baik dari jumlah pekerjaan yang sedang ditangani pegawai saat ini, kualitas dan kecepatan kerja pegawai dan hal-hal lain yang diperlukan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan.

Distribusi pekerjaan yang merata, secara tidak langsung akan memberikan kesempatan bagi pegawai untuk meningkatkan kapasitasnya berdasar dari pengalaman selama mengerjakan pekerjaan tersebut. Diharapkan dengan cara ini, ketergantungan kantor kepada pegawai-pegawai tertentu dapat berkurang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *