PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DI BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA BANDUNG

 

Permasahan dalam Instansi dan Solusi Menggunakan Teknologi Informasi

Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) Bandung merupakan salah satu UPTP dari Dirjen Binalattas dibawah naungan Kementerian Ketenagakerjaan. Peran utama dari BBPLK adalah untuk memberikan solusi bagi calon/angkatan kerja yang membutuhkan pelatihan untuk mengembangkan kompetensi dan meningkatkan keterampilannya sesuai dengan kebutuhan pasar kerja yang ada di daerah masing-masing. Untuk itu pada tahun 2017 ini Kementerian Ketenagakerjaan menggiatkan program Reorientasi, Rebranding dan Revitalisasi BLK :

  1. Reorientasi BLK adalah mengarahkan agar program-program pelatihan yang di BLK fokus pada kebutuhan riil pasar kerja dan dilaksanakan secara masif.
  2. Rebranding BLK adalah upaya membangun image bahwa BLK sebagai solusi bagi yang ingin mendapatkan pekerjaan yang layak melalui publikasi kinerja BLK kepada masyarakat.
  3. Revitalisasi BLK adalah upaya bagaimana menjadikan BLK kembali berfungsi didalam memberikan pelayanan kepada masyarakat terkait peningkatan kompetensi calon tenaga kerja dan tenaga kerja.

Dengan adanya program 3R ini Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja membuka pelatihan kerja yang difokuskan pada dua kejuruan yaitu Otomotif dan Teknik Manufaktur. Pelatihan kerja tersebut diperuntukan bagi seluruh masyarakat indonesia yang ingin meningkatkan keterampilan dan kompetensinya. Peserta pelatihan dapat berasal dari seluruh pelosok indonesia yang memenuhi persyaratan tertentu seperti : Usia diatas 15 tahun, menyerahkan dokumen pendukung, dll. Untuk mewujudkan reorientasi dan rebranding BLK maka Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung perlu menyediakan suatu media pemasaran yang tepat sehingga program pelatihan pagi para pencari kerja (pencaker) ini dapat tersosialisasikan dengan baik di seluruh pelosok indonesia.

Sistem Informasi Marketing (SiMART) merupakan media penyampaian informasi yang berisi berbagai informasi umum terkait BBPLK Bandung, Informasi Pelatihan Kerja, Informasi Kejuruan, Informasi Pendaftaran, Pengumuman Pelatihan, Berita Ketenagakerjaan, Galeri Kegiatan, Informasi Lowongan Kerja, Grafik Peserta, Grafik Program Pelatihan, Grafik Penempatan Tenaga Kerja, dan Informasi Kontak maupun Lokasi BBPLK Bandung. Calon peserta pelatihan dapat melihat prosedur pendaftaran, melihat pelatihan yang telah dibuka, dan melakukan pendaftaran online melalui SiMART. Jika terdapat informasi yang kurang jelas, calon peserta pelatihan juga dapat melakukan konsultasi terkait pelatihan melalui chat online dengan admin.

Pengukuran Kinerja Solusi yang Diterapkan

Penggunaan SiMART menunjang efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya yang ada di Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung. Keuntungan tersebut antara lain :

  1. Penghematan Waktu

Peserta tidak perlu mengantri di kios3in1 untuk mendapatkan informasi pelatihan. Proses pendaftaran menjadi lebih cepat karena dapat dilakukan secara online yang kurang lebih hanya memakan waktu 5 menit untuk pengisian data dan penyertaan dokumen pendukungnya.

  1. Penghematan Biaya

Untuk mencari informasi pelatihan kerja yang sudah dibuka atau melakukan pendaftaran, peserta tidak perlu datang langsung ke Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung sehingga dapat menghemat biaya transportasi. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, calon peserta dapat menggunakan fasilitas chat online sehingga tidak memerlukan biaya telepon.

  1. Peningkatan Kualitas pelayanan

Pertanyaan-pertanyaan dari pengunjung dapat segera direspon secara langsung karena SiMART dapat diakses oleh beberapa orang admin dalam waktu bersamaan, sementara jika calon peserta pelatihan langsung datang ke counter customer service kios3in1 maka calon peserta harus menunggu lebih lama karena hanya terdapat satu orang pegawai sebagai admin kios3in1.

  1. Data Terintegrasi dengan Baik

Seluruh informasi mengenai Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung, informasi program pelatihan, informasi kejuruan, informasi pendaftaran, informasi calon peserta pelatihan, dll dapat tercatat dan terintegrasi dalam suatu database sehingga memudahkan untuk dilakukan pengelolaan data.

  1. Kemudahan Pemantauan informasi

Informasi mengenai progres peningkatan strategi marketing dapat dengan mudah dilihat melalui laporan dan grafik progres visit dan chat setiap harinya.

Permasalahan yang Belum Terselesaikan dengan Menggunakan Teknologi Informasi

Dengan adanya realisasi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) secara bertahap, munculnya bonus demografi, dan dimulainya penerapan Industri 4.0 maka pemerintah harus mulai menyusun strategi agar rasio jumlah angkatan kerja dan jumlah ketersediaan lapangan pekerjaan menjadi seimbang. Pelaksanaan MEA memaksa pencari kerja untuk dapat bersaing dengan cara meningkatkan kompetensi dan keterampilan kerja. Sedangkan dimulainya penerapan Industri 4.0 semakin mempersempit ketersediaan lapangan pekerjaan, sementara jumlah angkatan kerja di Indonesia semakin meningkat dengan adanya bonus demografi. Salah satu strategi yang dapat dilakukan oleh Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan melakukan peningkatan keterampilan calon tenaga kerja secara masif dan efektif.

Solusi Teknologi Informasi yang Perlu Diterapkan

Peningkatan tenaga kerja terampil secara besar-besaran dapat dilakukan dengan melaksanakan pelatihan kerja di Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung. Namun karena keterbatasan sumberdaya, fasilitas, dan infrastruktur maka pelaksanaan pelatihan kerja belum dapat dilaksanakan secara optimal. Untuk itu selain pelatihan secara langsung yang dilaksanakan di Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja Bandung maka perlu adanya sebuah sistem pembelajaran secara online (e-Learning).

Sistem ini dapat diakses oleh seluruh masyarakat Indonesia yang sesuai dengan persyaratan dari Kementerian Ketenagakerjaan yaitu berusia lebih dari 15 tahun. Peserta dapat mendaftarkan diri untuk menjadi anggota dengan cara mengisi formulir yang disediakan dan mengunggah dokumen sesuai dengan persyaratan. Setelah itu admin melakukan verifikasi. Jika calon peserta sudah terverifikasi maka peserta berhak untuk memilih program pelatihan online yang diinginkan. Pelatihan tersebut dapat menggunakan berbagai media termasuk teks, gambar, audio maupun video. Dalam pembelajaran terdapat teori dan beberapa praktek. Untuk pengukuran kompetensi sepanjang proses pembelajaran dapat dilakukan beberapa kali evaluasi melalui quiz maupun project. Untuk pertanyaan pada quiz dapat dijawab dan ditentukan benar salahnya secara langsung oleh sistem, namun untuk project akhir perlu di submit untuk kemudian diperiksa oleh admin untuk penentuan kelulusan peserta. Selama waktu yang ditentukan progres peserta akan tampak pada dashboard sehingga memudahkan peserta untuk melakukan estimasi waktu pembelajaran. Jika peserta sudah melaksanakan seluruh rangkaian pelatihan dan telah melakukan submit project maka setelah batas waktu akhir pelatihan peserta berhak mendapatkan sertifikat yang dapat diunduh secara online.

Pembuatan sistem pelatihan berbasis kompetensi secara online ini memiliki berbagai kelebihan antara lain meningkatkan jumlah peserta pelatihan secara massal karena dapat diikuti oleh sebagian besar pencaker di seluruh Indonesia, penggunaan sistem ini dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pencaker dalam waktu yang relatif singkat, pelatihan dengan sistem online juga dapat menghemat anggaran pelaksanaan pelatihan kerja sehingga anggaran dapat dialokasikan untuk pembuatan sistem pelatihan online dan konten pelatihan yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan industri. Diharapkan dengan adanya solusi IT ini, jumlah tenaga kerja terampil akan meningkat dengan signifikan, mengurangi jumlah pengangguran dan Indonesia akan semakin siap dalam menghadapi berbagai tantangan kedepan.