Eprocurement, Solusi Model Pengadaan Praktis nan Efisien

Procurement konvensional memiliki banyak kelemahan terkait sistemnya, terutama soal efisiensi dan kepraktisan. Akibatnya berdampak kepada optimasi proses Procurement yang dapat merugikan perusahaan jika tidak tertangani dengan baik.

Beberapa faktor kelemahan dalam sistem Procurement konvensional antara lain seperti :

  • Sulitnya koordinasi para pekerja dalam menangani banyaknya berkas yang bertumpuk (misalnya dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman dsb).
  • Sulit mengorganisir banyaknya supplier secara manual
  • Data inventaris yang tidak akurat karena kesalahan karyawan (human error)
  • Memerlukan persetujuan atau verifikasi dari banyak pihak terkait (misalnya klien, supplier, agen pengiriman dll)
  • Membutuhkan waktu yang sangat panjang karena proses Procurement berbelit-belit.

Oleh karena hal-hal tersebut di atas, banyak pengusaha kini beralih menerapkan e-Procurement di dalam perusahaan atau bisnis yang mereka jalankan.

E-Procurement merupakan proses Procurement berbasis teknologi internet, dimana segala kegiatan Procurement adalah terintegrasi dalam manajemen elektronik dalam hal ini software e-Procurement.

Ada 2 manfaat e-Procurement yaitu :

Efisien

Dengan e-Procurement proses Procurement menjadi lebih efisien karena tak lagi memakan biaya besar dan waktu yang lama. Segala laporan informasi mulai dari proses pembelian sampai pembayaran maupun fungsi back office Procurement telah terintegrasi dan mudah diakses.

Efektif

E-Procurement memudahkan kontrol atas pengelolaan data-data penting dan proses pengambilan keputusan, sehingga efektif mengoptimalkan koordinasi antar para pekerja serta para pihak terkait.

Beberapa tahapan proses Procurement yang terbantu dengan adanya e-Procurement antara lain seperti :

  • Identifikasi kebutuhan (inventaris, apa saja yang harus dibeli, budgeting, dsb) menjadi lebih mudah karena integrasi sistem manajemen back office ada dalam satu database.
  • Mempersingkat waktu verifikasi atau persetujuan karena tak perlu lagi menunggu tanda tangan pihak berwenang menggunakan dokumen kertas berlembar-lembar.
  • Sistem pemesanan dan pembelian kini berubah otomatis.
  • Dapat melakukan penelusuran (pelacakan pesanan) secara real time.
  • Pembayaran terintegrasi sistem akuntansi sehingga mudah membuat invoice yang valid.
  • Pembuatan laporan berdasarkan analisis data dalam sistem database lebih akurat dibandingkan pengecekan dokumen secara manual.

Tanpa proses berbelit-belit dan dipusingkan data dokumen berbasis kertas yang bertumpuk-tumpuk, e-Procurement dianggap sebagai sebuah inovasi yang sangat menguntungkan bagi para pengusaha karena proses Procurement berjalan jauh lebih efisien dan efektif sehingga membantu kinerja perusahaan serta membuka peluang bagi pengusaha untuk mengembangkan strategi bisnis baru. Potensi keuntungan usaha pun dapat naik secara signifikan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *